La messagerie et les applications bureautiques – Formation Outlook & Microsoft 365 (12h)
La formation Outlook et applications bureautiques permet de maîtriser la messagerie, l’agenda, les contacts et les fichiers de données Outlook, tout en découvrant les principaux outils collaboratifs Microsoft 365 (Teams, SharePoint…). L’objectif : gagner en efficacité, sécuriser les données et mieux collaborer au quotidien.
Public cible – La messagerie et les applications bureautiques
Cette formation Outlook et applications bureautiques s’adresse :
- Aux utilisateurs souhaitant optimiser leur messagerie Outlook et leur organisation
- Aux assistants, commerciaux, managers et collaborateurs très sollicités par l’e-mail
- Aux techniciens support et référents bureautique en charge d’accompagner les utilisateurs
Elle convient aussi bien en contexte PME, collectivité ou grande entreprise, pour améliorer la productivité individuelle et la collaboration d’équipe.
Prérequis & environnement technique
- Utilisation courante de Windows et des logiciels bureautiques
- Savoir envoyer et recevoir des mails de base dans Outlook
- Disposer d’un compte Microsoft 365 ou d’une messagerie Exchange en entreprise
La formation peut être adaptée selon la version utilisée (Outlook 2019 / Outlook 2021 / Outlook Microsoft 365) et l’environnement messagerie (Exchange Online ou serveur local).
Objectifs pédagogiques de la formation Outlook & applications bureautiques
Apprendre les fonctionnalités essentielles d’Outlook pour gérer efficacement mails, agenda et contacts
Sécuriser et organiser ses données avec les fichiers PST, l’archivage et les sauvegardes
Comprendre l’architecture de messagerie et le rôle du serveur Exchange en entreprise
Découvrir les principaux outils collaboratifs Microsoft 365 : SharePoint, Teams et la coédition de documents
Gagner en productivité en automatisant certaines tâches et en structurant son poste de travail bureautique
Programme de la formation – Messagerie Outlook & applications bureautiques
Module 1 – Outlook : interface, fonctions clés & messagerie (4h)
- Création et configuration d’un compte de messagerie local ou Exchange
- Découverte de l’interface Outlook : ruban, volets, affichages
- Gestion des messages : création, réponses, transferts, pièces jointes
- Organisation de la boîte de réception : dossiers, catégories, indicateurs
- Fichiers PST et modèles de mails : structure, usages et bonnes pratiques
- Archivage automatique et manuel des messages
- Gestion de l’agenda : rendez-vous, réunions, invitations et rappels
- Carnet d’adresses, contacts et listes de diffusion
- Notions d’architecture de messagerie & rôle du serveur Exchange
- Gestion de base des utilisateurs et boîtes aux lettres partagées
Module 2 – Restauration et sauvegarde des boîtes aux lettres (3h)
- Créer un fichier de données Outlook (.pst) et le connecter à un profil
- Exporter les données d’Outlook vers un fichier .pst
- Importer les données d’un fichier .pst dans un profil Outlook
- Mettre un mot de passe sur un fichier de données (.pst)
- Sauvegarder les boîtes aux lettres Exchange au format PST (cas d’usage IT)
- Bonnes pratiques de sauvegarde et d’archivage pour limiter les risques de perte
Module 3 – Réparation des fichiers de données Outlook (2h)
- Comprendre la différence entre fichiers .pst et .ost
- Identifier les symptômes de fichiers Outlook corrompus
- Utiliser l’outil MS SCANPST pour diagnostiquer et réparer les erreurs
- Procédure de réparation pas à pas et sauvegarde avant intervention
Module 4 – Outils collaboratifs Microsoft 365 pour les équipes (3h)
- Partager des fichiers, données et actualités sur SharePoint
- Informer son équipe et lancer des conversations dans Microsoft Teams
- Planifier des réunions Teams à partir d’Outlook
- Partager des fichiers ou coéditer un document Word, Excel ou PowerPoint
- Bonnes pratiques de travail collaboratif dans Microsoft 365
Répartition des heures (indicative)
- Messagerie Outlook & organisation : 45 %
- Sauvegarde & restauration : 25 %
- Réparation & dépannage : 15 %
- Outils collaboratifs (Teams, SharePoint) : 15 %
Compétences développées
- Configurer et utiliser la messagerie Outlook de façon efficace
- Structurer sa boîte de réception pour traiter les mails plus rapidement
- Sauvegarder, restaurer et sécuriser les données Outlook (fichiers PST/OST)
- Dépanner les problèmes courants liés aux fichiers de données Outlook
- Utiliser Teams et SharePoint pour partager des fichiers et coéditer des contenus
Les atouts de la formation
Orientation productivité
Une approche centrée sur l’optimisation du temps, la priorisation des mails et la réduction de la surcharge de messagerie.
Approche utilisateur & support
Contenu adapté à la fois aux utilisateurs finaux et aux techniciens support qui accompagnent les équipes sur Outlook et Microsoft 365.
Cas concrets & bonnes pratiques
Exercices sur des cas réels : boîtes saturées, archivage, restauration de PST, mise en place de réunions Teams depuis Outlook.
Pour approfondir la dimension technique, vous pouvez coupler ce module avec notre formation Technicien Informatique Systèmes et Réseaux .
Pour aller plus loin sur Outlook, Microsoft propose également des ressources officielles : centre de formation Outlook Microsoft .